Le PMI del Ticino possono ricavare grossi vantaggi da un processo di digitalizzazione aziendale.

Si tratta di sfruttare le tecnologie moderne per migliorare la qualità del lavoro svolto e incrementare, senza fatica, i risultati aziendali. La digitalizzazione delle PMI del Ticino è indispensabile in un mondo che va dritto in questa direzione: non adeguarsi significherebbe condannare i propri affari al fallimento. Le aziende che nascono oggi sono tutte orientate verso il digitale, e anche molte aziende che operano già da anni con successo in maniera tradizionale, hanno capito l’importanza di mantenersi al passo con i tempi.

 

Ma quali vantaggi concreti può apportare il processo di digitalizzazione delle PMI del Ticino? Vale davvero la pena riconvertire la propria impresa? Cerchiamo di capirlo in questo articolo.

 

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione delle PMI del Ticino

 

Digitalizzare offre alle aziende una serie di vantaggi che non possono essere ignorati dalle PMI del Ticino: riduzione dei costi, semplificazione dei processi, maggiore produttività, maggiore soddisfazione dei lavoratori e dei clienti. Nessuna PMI del Ticino vorrebbe rinunciare a tutti questi aspetti positivi, che le permetterebbero di crescere come impresa.

Il digitale è entrato prepotentemente nelle nostre vite, scalzando le tecnologie più tradizionali. Oggi abbiamo la macchina fotografica digitale, la TV digitale, la videocamera digitale. Inoltre questo termine non è solo legato all’elettronica e all’informatica, ma a svariati altri settori: anche una bilancia o un termometro possono essere digitali.

1. Dare l’immagine di un’azienda moderna e al passo coi tempi

 

Non è una novità che viviamo in un mondo sempre più digitalizzato. Mantenersi al passo coi tempi non è solo consigliato, ma diventa una vera e propria necessità per chi vuole fare impresa. Un imprenditore dovrebbe avere una mente aperta, proiettata verso il futuro, pronta addirittura a predirlo, e non ancorata a modelli ormai superati. Il rischio di rimanere nostalgicamente attaccati al passato è quello di veder fallire miseramente il proprio progetto, perché il mondo va avanti, con o senza di noi.

 

Il digital divide è ancora troppo elevato. Con digital divide si intende sia la mancanza di infrastrutture che permettono l’accesso a determinate tecnologie a una vasta fetta di popolazione, sia la mancanza di interesse verso quelle stesse tecnologie da parte di persone che invece ne hanno geograficamente accesso: se nel primo caso non possiamo farci niente, nel secondo caso dobbiamo assolutamente rimediare.

 

La tecnologia si è sviluppata moltissimo negli ultimi anni. Mai nella storia dell’uomo c’era stato uno sviluppo tecnologico così repentino. Se questo non ha costituito un problema per le nuove generazioni, ha lasciato spiazzate quelle vecchie, non preparate a cambiamenti tanto veloci e radicali. Mi rendo conto che può essere difficile adattarsi a cambiamenti di tale portata, ma è assolutamente necessario per tutti, soprattutto per chi fa impresa oggi. Rimanere tagliati fuori dalla modernità, chiude moltissime porte.

 

Essere al passo coi tempi significa dare ai propri clienti esattamente quello che cercano, nella migliore maniera possibile e nel minor tempo possibile. Se ci impuntiamo a non voler digitalizzare la nostra azienda non solo perdiamo visibilità (mentre i nostri avversari stanno già facendo di tutto per guadagnarsela), ma non veniamo nemmeno presi troppo sul serio dai potenziali clienti. Magari la nostra mancata digitalizzazione è una precisa scelta ideologica, ma difficilmente una scelta del genere viene apprezzata. Daremo l’impressione di essere un’azienda vecchia o, peggio, poco ambiziosa. In questo caso non saranno solo i clienti a snobbarci, ma anche i fornitori e i collaboratori: nessuno vuole lavorare con un’azienda che si rifiuta di crescere.

 

La spinta verso un ammodernamento tecnologico aziendale deve venire dalla considerazione che esso conviene alle PMI del Ticino. Lo sviluppo tecnologico da sempre ha migliorato la vita dell’uomo, e, come è facilmente intuibile, anche la digitalizzazione porta con sé una serie di vantaggi che possono giovare allo sviluppo, economico e non solo, delle imprese.

 

2. Vantaggi economici per l’azienda

 

Essere al passo coi tempi apporta anche una serie di vantaggi di natura economica alle aziende. Digitalizzare la propria azienda risolve ad esempio i problemi legati alla logistica. Una PMI che opera interamente sul web avrà bisogno di pochissimo spazio fisico. Se vende prodotti, non avrà bisogno di un negozio aperto al pubblico, con relativi costi del canone di locazione e delle utenze. I locali commerciali, come sappiamo tutti, possono avere dei costi anche abbastanza elevati.

 

Questa opzione è validissima per le aziende che offrono servizi oppure che vendono prodotti virtuali, ma anche chi vende prodotti fisici potrebbe approfittare di questa opportunità. Ci sarebbero da sostenere solo le spese relative a un magazzino, ma anche questo ostacolo si può facilmente aggirare: se l’azienda delega la logistica a un’azienda specializzata, non avrà bisogno nemmeno di un magazzino in cui conservare la merce, guadagnando in compenso tanta libertà. Penso ad esempio alle piccole imprese senza dipendenti, gestite da pochi soci, magari solo uno. Poter gestire i propri affari esclusivamente online non porta solo vantaggi economici all’azienda ma, potenzialmente, anche alle finanze personali. Non essendo legati ad un luogo fisico, si può scegliere di vivere in un altro paese, dove magari il costo della vita è più contenuto.

 

Un’azienda che richiede poco spazio, riesce facilmente a ridimensionare i suoi costi, ma quando parliamo di spazio non intendiamo solo quello in cui viene conservata o esposta la merce. Anche i documenti aziendali occupano spazio. Sicuramente può sembrare una cosa irrilevante, ma in alcuni casi può avere il suo peso. Immaginiamo ad esempio un’azienda grandissima, con centinaia di dipendenti, che opera nel suo settore da molti anni. Sicuramente avrà prodotto montagne di documenti. Sicuramente avrà bisogno di infinito spazio dove riporli tutti in maniera ordinata. Ho visto a volte interi scantinati adibiti ad archivi. Un vero spreco di spazio, dato che la digitalizzazione permette di tenere tutto in uno spazio virtuale, infinitamente meno caro e infinitamente più pratico (è possibile accedere alla documentazione anche non avendola materialmente sotto mano).

 

Ma non ci sono vantaggi solo in termini di risparmio, ma anche in termini di guadagno. Digitalizzare la propria azienda significa raggiungere un pubblico più vasto. Operando solo a livello locale, si avranno solo clienti della zona, mentre la digitalizzazione fa potenzialmente conoscere l’azienda al mondo intero. Basta un sito multilingua e del marketing mirato per aprirsi le porte verso altri mercati mondiali, con conseguente aumento delle vendite dei propri prodotti o servizi. Il web elimina le barriere spaziali e accorcia le distanze geografiche anche negli affari.

 

Se la PMI del Ticino propone servizi, potrebbe addirittura fare a meno degli uffici. I dipendenti potrebbero svolgere il loro lavoro da casa, con conseguente risparmio economico sia per l’azienda (locali, elettricità, connessione internet), sia per i dipendenti (benzina o abbonamento ai mezzi pubblici per raggiungere il posto di lavoro). Ovviamente questo non è possibile in tutti i casi, ma lo è molto più spesso di quanto venga effettivamente fatto.

 

In questo modo è possibile anche avvalersi di collaboratori esterni all’occorrenza. E’ un grosso vantaggio perché si può ricorrere a professionisti di una certa levatura, anche se si trovano geograficamente lontani. Si può dunque avere il meglio per la propria PMI, ogni volta che serve, e senza sobbarcarsi dei costi fissi, che possono incidere notevolmente sul bilancio aziendale.

 

3. Miglior trattamento dei lavoratori

 

Il telelavoro è un’opzione molto interessante sia per le aziende che per i lavoratori, ma non ancora adeguatamente sfruttata. I dipendenti che lavorano da casa hanno il vantaggio di poter svolgere il loro lavoro in maniera più flessibile e di perdere meno tempo e soldi per raggiungere il posto di lavoro. Non sempre è praticabile perché ci sono alcune mansioni che richiedono una presenza fisica (lavoro in fabbrica o a contatto col pubblico), ma spesso gli uffici sono pieni di tristi impiegati e segretarie, che magari hanno guidato un’ora e mezza in mezzo al traffico per raggiungere il posto di lavoro. Quelle stesse persone che torneranno a casa stanche e stressate, avendo appena il tempo di cenare e mettere a letto i figli. La loro vita potrebbe essere migliore se potessero svolgere il loro lavoro, anche solo parzialmente, da casa. Sono tantissime le professioni che possono essere svolte senza mettere piede in ufficio e le aziende non possono ignorare queste possibilità perché migliorare la vita ai propri dipendenti oltre ad essere una necessità umana, è anche vantaggioso per l’azienda stessa.

 

Gli strumenti informatici permettono ormai di poter svolgere anche il lavoro in team pur non essendo fisicamente vicini. Con le app di messaggistica istantanea si riesce a comunicare senza alzarsi dalla propria scrivania. Grazie a cloud e app si possono condividere file istantaneamente e in qualsiasi momento.

 

Ma anche il lavoro svolto in ufficio è avvantaggiato dall’utilizzo delle tecnologie. La possibilità di utilizzare le risorse informatiche e web per svolgere i propri compiti, li rende più semplici e veloci. Il margine di errore viene notevolmente ridotto perché i software possono essere molto più precisi del cervello umano. Questo rende più sereni i lavoratori e ottimizza i tempi, dandogli la possibilità di svolgere più compiti nel tempo che in passato avrebbero impiegato per portare a termine una sola mansione.

 

La digitalizzazione quindi semplifica la vita dei lavoratori e questo è molto importante per l’azienda stessa: i lavoratori più felici lavorano meglio e rendono di più.

 

4. Aumento della produttività e digitalizzazione

 

Ovviamente la tecnologia non migliora solo la vita dei lavoratori, ma anche quella dell’azienda stessa. Se la digitalizzazione migliora la qualità del lavoro, sarà anche l’azienda a ricavarne dei vantaggi perché la produttività crescerà.

 

Una e-mail viene recapitata al destinatario in pochi secondi, mentre una lettera può richiedere giorni o settimane per arrivare alla sua meta. Questo significa che la comunicazione sarà più rapida e che un determinato scambio potrà essere portato a termine in tempi più rapidi. Un software specifico, programmato per automatizzare alcune operazioni, rende il tutto veloce e immune da possibili errori umani. Gli errori umani possono avere dei costi anche elevati per le aziende, sia perché rallentano determinati processi, sia perché sprecano risorse preziose.

 

5. Vantaggi ambientali della digitalizzazione

 

Ultima, ma non meno importante ragione, è che la digitalizzazione è amica dell’ambiente. Eliminando tutta una serie di supporti e strumenti fisici, si evita di produrre tonnellate di materiali, che inevitabilmente vanno a finire, terminato il loro ciclo vitale, nel nostro ambiente. Tutte le aziende che si propongono come moderne e all’avanguardia dovrebbero tenere in conto il fattore ambiente perché dal futuro del nostro pianeta dipende il futuro dell’umanità. Non sarebbe etico oggi fare business senza preoccuparsi dell’eredità che stiamo lasciando alle generazioni future.

 

I consumatori diventano sempre più attenti alle tematiche ambientali e, dato che bisogna sempre dare al cliente quello che si aspetta di ricevere, risulta evidente che le tematiche ambientali debbano diventare parte integrante delle proprie politiche aziendali.

 

6. Che cos’è la digitalizzazione

 

Avvicinarsi alla digitalizzazione per una PMI del Ticino significa iniziare ad utilizzare tutta una serie di strumenti innovativi che il web e la tecnologia ci mettono a disposizione. Tutta l’operazione consiste in una serie di passaggi, il cui scopo finale è quello di migliorare la produttività e l’organizzazione dell’azienda, automatizzando una serie di processi. Vediamo di individuare questi vari passaggi.

 

7. Il significato classico del termine Digitalizzazione

 

Se parliamo di digitalizzazione delle imprese pensiamo subito al processo di dematerializzazione dei documenti aziendali. Letteralmente digitalizzare significa infatti convertire tutto quello che è stampato su carta o impresso su pellicola in documento digitale. E’ un qualcosa che abbiamo imparato a fare tutti negli ultimi anni, in alcuni casi obbligati dall’inevitabile avanzamento tecnologico. Alcuni formati non digitali infatti sono decisamente scomparsi dalla circolazione ultimamente.

 

La documentazione cartacea ancora resiste in alcuni contesti, sebbene sempre più associata a documenti digitali come file Word ed e-mail. Non si può dire però la stessa cosa di altre forme di supporto non digitale, come ad esempio le cassette musicali e le videocassette, ormai completamente sparite dalle nostre vite. Addirittura anche i supporti digitali si evolvono continuamente in quest’era di frenetico sviluppo tecnologico, condannando al declino i loro predecessori. E’ il caso ad esempio dei CD e dei DVD, che stanno anch’essi scomparendo, sostituiti da supporti più evoluti.

 

Il primo passo quindi verso la digitalizzazione aziendale consiste nel riorganizzare la propria documentazione, facendo sparire, per quanto possibile, il supporto cartaceo. Trasferire tutto su file digitali richiede meno spazio per l’archiviazione dei documenti e comunicare con clienti e fornitori tramite e-mail piuttosto che tramite lettera, riduce considerevolmente le tempistiche.

 

Strettamente collegata alla questione del passaggio dalla documentazione cartacea a quella digitale, c’è anche quella dell’archiviazione dei file digitali. I supporti tra cui è possibile scegliere sono vari, sia fisici che virtuali. I supporti fisici, come hard disk interni ed esterni, possono essere utili per realizzare delle copie di sicurezza, ma il futuro dell’archiviazione dei documenti è tutto online.

 

Ci sono dei servizi, i cosiddetti Cloud, che garantiscono uno spazio di archiviazione su server remoti per i propri documenti. Ce ne sono vari, ma non tutti possono garantire la stessa qualità e lo stesso livello di sicurezza. La sicurezza è importante quando una PMI decide di conservare la propria documentazione sul web, quindi è sempre meglio puntare sul servizio migliore, come ad esempio Google Drive di Google, iCloud di Apple e DropBox. I cloud sono necessari alle imprese perché, non essendo vincolati ad un supporto fisico, permettono di richiamare i documenti da qualsiasi luogo ci si trovi: bastano un qualsiasi computer, tablet o smartphone per avere immediatamente accesso a tutta la documentazione di cui si ha bisogno.

 

8. Digitalizzare un’azienda oggi

 

Non possiamo ridurre il processo di digitalizzazione delle imprese alla conversione dei documenti in formato digitale: si tratta solo di un primo passo, necessario, ma non risolutivo. La vera conversione al digitale di una PMI avviene quando si incomincia a usare tutti gli strumenti che la tecnologia e il web mettono a disposizione per migliore la propria attività. Infatti il digitale semplifica la vita, delle persone così come quella delle aziende, permettendo di ottenere migliori risultati con minor fatica.

 

La digitalizzazione conferisce alle aziende un nuovo modello organizzativo grazie al quale diventano in grado di gestire in modo integrato e collaborativo le loro attività, riducendo i rallentamenti e abbassando il margine d’errore. Per ottenere tutto ciò le PMI devono munirsi di strumenti informatici specifici come i software gestionali.

 

Dopo aver organizzato i propri documenti, l’azienda avrà l’esigenza di iniziare ad utilizzare dei software gestionali che semplifichino le operazioni aziendali. Questi strumenti fanno aumentare la produttività dei dipendenti, in quanto rendono automatiche, e quindi più facili e veloci, alcune seccanti operazioni. Il margine di errore si abbassa e le tempistiche si riducono.

 

La scelta di quelli più adatti per la PMI dipende dalle specifiche necessità impresariali. Sicuramente a tutte le PMI del Ticino giova l’utilizzo di software che semplificano la contabilità e la fatturazione, ma le possibilità sono davvero infinite, ad esempio ci sono software per la gestione del magazzino, per la gestione della produzione, per la gestione del budgeting, per il controllo di gestione. Alcuni software possono essere progettati su richiesta, per rispondere a specifiche esigenze dell’azienda.

 

Ma la digitalizzazione fornisce alle imprese anche nuovi strumenti per farsi conoscere dai potenziali clienti, come siti vetrina o e-commerce e il digital marketing. I siti web sono necessari per imporre la propria presenza online. Senza un sito l’azienda rimane condannata all’oblio digitale. Munirsi di un sito aziendale, che spiega agli utenti di cosa l’azienda si occupa, o di un sito e-commerce, attraverso il quale l’azienda vende i suoi prodotti, è un passo fondamentale per una PMI del Ticino che ha deciso di muoversi in direzione della digitalizzazione.

 

Ma munirsi di un sito web non è comunque sufficiente. Il sito web garantisce la presenza dell’azienda in rete, ma perché consegua lo scopo per cui è stato realizzato, deve anche raggiungere il maggior numero di utenti. In questo interviene il marketing digitale, che consiste in una serie di tecniche volte a dare visibilità ad un brand online. Gli strumenti del marketing sono tantissimi: si spazia dalla SEO, alla SEM, fino ad arrivare ai social network, alle affiliazioni, all’e-mail marketing e al content marketing.

 

Con questi strumenti l’azienda si costruisce la propria reputazione sul web. Le aziende che lavorano bene vengono premiate dalle recensioni positive dei clienti, che sostituiscono il vecchio passaparola, ma con effetti decisamente amplificati in termini di crescita del proprio bacino di clienti. Non dobbiamo dimenticarci che gli utenti della rete, prima di effettuare un qualsiasi acquisto, sono soliti cercare in rete le recensioni di altri utenti che hanno acquistato e provato quel prodotto. Le buone recensioni creano un clima di fiducia tra il nuovo potenziale cliente e l’azienda.

 

Conclusione

 

L’ammodernamento tecnologico e informatico delle PMI del Ticino è una necessità per la sopravvivenza stessa delle aziende di questa regione. Di fronte ai numerosi vantaggi, non si devono avere dubbi sulla sua importanza.

 

Se la tua PMI del Ticino non è ancora digitalizzata, questo è il momento giusto per provvedere. Noi di Sondora possiamo offrirti consulenza professionale per individuare insieme le soluzioni migliori per la tua azienda.

 

 

Voucher per la digitalizzazione delle PMI

Anche il governo ha capito l’importanza della digitalizzazione delle aziende italiane per ridurre il digital divide che ancora affligge il nostro paese rispetto a svariate altre nazioni europee e del mondo. Il 2018 infatti è stato l’anno di una incredibile iniziativa, che speriamo di vedere replicata anche il prossimo anno. Tutte le PMI del Ticino che hanno deciso di aderire, a breve dovrebbero ricevere il contributo economico promesso a fronte delle spese sostenute. Sto parlando del voucher per la digitalizzazione delle micro, piccole e medie imprese italiane.

 

A chi è stato concesso il voucher

 

Il voucher è un contributo che è stato concesso alle PMI che ne hanno fatto domanda entro febbraio 2018, con l’obiettivo di digitalizzare la propria azienda. Non aveva importanza la forma giuridica dell’impresa, contava solo l’iscrizione della stessa al Registro delle Imprese.

 

I liberi professionisti hanno potuto accedere all’agevolazione solo a questa condizione. La sola iscrizione ad un albo professionale non permetteva di usufruire di questo contributo economico.

 

Sono state escluse invece le associazioni e gli enti, che non potevano farne richiesta nemmeno se iscritte alla Camera di Commercio. Si è trattato quindi di un’agevolazione specificatamente pensata per le imprese, per favorirne lo sviluppo e l’ammodernamento informatico.

 

In cosa consiste il voucher

 

Il voucher dà diritto, a chi è stato ammesso al programma, di ricevere una somma di denaro a fronte di spese sostenute per la digitalizzazione dell’azienda. L’importo massimo concesso è di diecimila euro, che andranno a coprire il 50% delle spese sostenute per la digitalizzazione aziendale. Un importo di una certa importanza, che può sicuramente costituire una grossa spinta verso la digitalizzazione aziendale e l’ammodernamento tecnologico delle piccole e medio imprese del Ticino.

 

Il voucher non poteva essere richiesto su spese già sostenute in passato dall’azienda, ma solo sulle spese sostenute a partire dalla data di ammissione dell’azienda al programma. Dal momento dell’ammissione, le aziende hanno a disposizione sei mesi per completare il loro ammodernamento informatico e ricevere, alla fine, il voucher. Dal prossimo settembre, fino a dicembre, le aziende che sono state ammesse al programma potranno sollecitare l’erogazione del contributo che hanno richiesto. Mancano quindi ancora pochi mesi per riorganizzare il settore digitale della propria azienda.

 

Come si può utilizzare il voucher

 

Il voucher può essere utilizzato dalle imprese per acquistare software e hardware e per pagare servizi specialistici richiesti a professionisti del settore digitale. Lo scopo deve essere quello di migliorare l’efficacia aziendale e modernizzare l’organizzazione lavorativa, introducendo anche modalità lavorative più flessibili e attuali come ad esempio il telelavoro. Le aziende potranno sfruttare questo contributo economico anche per migliorare la loro connettività, optando per connessioni a banda larga o satellitari, e per sviluppare strumenti di vendita virtuale (e-commerce). Inoltre il contributo può essere impiegato nella formazione nell’ambito ICT. Sono esclusi i pagamenti di canoni Saas, cioè canoni per l’utilizzo di software, infatti con il voucher bisogna comprare direttamente la licenza dei software utilizzati in azienda.

 

Come richiedere il voucher

 

Le richieste di rimborso delle spese preventivate possono essere inviate da chi è stato ammesso al programma a partire dal 14 settembre 2018, non oltre il 13 dicembre 2018. Le richieste vanno inviate esclusivamente per via informatica nella sessione “Voucher digitalizzazione” sul sito del Ministero dello Sviluppo Economico. Nel momento in cui si fa richiesta dell’agevolazione, tutte le spese relative al processo di digitalizzazione e ammodernamento aziendale devono risultare già effettuate e saldate.

 

 

 

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